Політика конфіденційності

Версія : 2.23 Дата внесення змін : 13.06.2022 1. МЕТА ТА СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ Ми, Oskon Otomasyon Pazarlama Elektrik End. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. («OSKON», «Компанія»), приділяємо велику увагу захисту ваших персональних даних і приватної інформації. Тому наша Компанія як володілець персональних даних…

Версія : 2.23
Дата внесення змін : 13.06.2022

1. МЕТА ТА СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Ми, Oskon Otomasyon Pazarlama Elektrik End. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. («OSKON», «Компанія»), приділяємо велику увагу захисту ваших персональних даних і приватної інформації. Тому наша Компанія як володілець персональних даних докладає всіх необхідних зусиль і виявляє належну обачність, щоб обробляти ваші персональні дані відповідно до Закону № 6698 «Про захист персональних даних» («Закон KVK») шляхом їх використання, реєстрації, зберігання, оновлення, передавання та/або класифікації для цілей діяльності в межах, описаних нижче.

У цьому контексті відповідно до законів і нормативних актів, спрямованих на захист основоположних прав і свобод осіб, насамперед недоторканності приватного життя, а також на захист персональних даних, наша Компанія вживає всіх технічних та організаційних заходів для забезпечення належного рівня безпеки з метою запобігання незаконній обробці ваших персональних даних, незаконному доступу до них і забезпечення їх збереження.

Цей текст призначений для всіх фізичних осіб, персональні дані яких обробляються на наших вебсайтах і в межах наших корпоративних процесів, а також для наших працівників. OSKON надає послуги через наші вебсервіси та хмарні сервіси, що працюють через Інтернет («Сервіси»). Це інформаційне повідомлення поширюється на все зазначене програмне забезпечення, сайти та застосунки.

Наші вебсайти : www.oskon.com.tr

Персональна інформація на наших сайтах обробляється відповідно до законодавства про захист персональних даних. Щодо наших вебсервісів ми маємо статус «володільця персональних даних» лише стосовно осіб, які створюють облікові записи користувачів і користуються нашими вебсайтами, і ця Політика конфіденційності застосовується лише до обробки даних цих осіб.

Наші Клієнти, які обробляють і записують дані за допомогою наших Сервісів, є незалежними від нас володільцями персональних даних. Оскільки в таких випадках наша Компанія має лише статус «розпорядника персональних даних», за потреби рекомендуємо звертатися до політик конфіденційності, інформаційних повідомлень та аналогічних документів наших Клієнтів, які обробляють ваші персональні дані.

Водночас ми не надаємо гарантій щодо практик і політик безпеки та захисту даних на вебсайтах третіх осіб, посилання на які розміщено на наших Сайтах. Рекомендуємо окремо ознайомитися з політиками відповідного володільця персональних даних щодо безпеки та захисту даних.

3. ВІДОМОСТІ ПРО ВОЛОДІЛЬЦЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

OSKON (або «Організація») має статус «володільця персональних даних» щодо всіх фізичних осіб, з якими вона контактує під час здійснення комерційної діяльності та чиї персональні дані обробляє, зокрема працівників, кандидатів на працевлаштування, клієнтів, постачальників, працівників постачальників і відвідувачів, та зобов’язана виконувати передбачені законом обов’язки. OSKON виконує ці обов’язки за допомогою організаційних заходів із використанням засобів забезпечення відповідності та контролю, а також належних і пропорційних технічних заходів.

OSKON обробляє ваші персональні дані як «володілець персональних даних», визначений у статті 3 Закону № 6698 «Про захист персональних даних». Контактні дані наведено нижче:

OSKON має статус «володільця персональних даних» щодо персональних даних відвідувачів її вебсайтів і користувачів послуг, які вона надає через Інтернет. Як володілець персональних даних OSKON виконує обов’язки, що випливають із законодавства та рішень Ради, шляхом вжиття організаційних, а також належних і пропорційних технічних заходів.

Наші реквізити як «володільця персональних даних» і контактні дані для звернень із питань персональних даних:

4. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

Явна згода: Добровільно висловлена згода щодо конкретного питання, надана на підставі отриманої інформації. Знеособлення: приведення персональних даних до такого стану, за якого їх неможливо пов’язати з ідентифікованою фізичною особою або фізичною особою, яку можна ідентифікувати, навіть шляхом зіставлення з іншими даними.

Суб’єкт персональних даних: Фізична особа, персональні дані якої обробляються

Персональні дані: Будь-яка інформація про ідентифіковану фізичну особу або фізичну особу, яку можна ідентифікувати

Працівник, який працює з персональними даними: Працівники, які відповідно до своїх посадових обов’язків обробляють персональні дані суб’єктів від імені організації

Обробка персональних даних: Будь-які операції з персональними даними, зокрема збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, зміна, реорганізація, розкриття, передавання, отримання, надання доступу, класифікація або блокування використання, що здійснюються повністю чи частково автоматизованими засобами або неавтоматизованими засобами за умови, що дані є частиною системи обліку даних

Комітет: Внутрішній Комітет, створений в організації відповідно до «Положення про завдання та обов’язки Комітету KVK», до завдань якого належать моніторинг усіх процесів обробки персональних даних, що здійснюються організацією, її підрозділами та працівниками, контроль дотримання політик і ведення процесів обробки персональних даних від імені організації

Рада: Рада із захисту персональних даних

Управління: Управління із захисту персональних даних

KVK: Закон № 6698 «Про захист персональних даних»

Особливі категорії персональних даних: Дані про расове та етнічне походження осіб, політичні погляди, філософські переконання, релігію, конфесію чи інші переконання, зовнішній вигляд та одяг, членство в об’єднаннях, фондах або профспілках, стан здоров’я, статеве життя, судимості та заходи безпеки, а також біометричні та генетичні дані

Розпорядник персональних даних: Фізична або юридична особа, яка обробляє персональні дані від імені володільця персональних даних на підставі наданих ним повноважень

Система обліку даних: Система обліку, у якій персональні дані обробляються зі структуруванням за визначеними критеріями

Володілець персональних даних: Фізична або юридична особа, яка визначає цілі та засоби обробки персональних даних і відповідає за створення системи обліку даних та управління нею

Спільний володілець персональних даних: Інший володілець персональних даних, з яким організація обмінюється персональними даними в межах своєї комерційної та корпоративної діяльності та спільно здійснює операції з їх обробки протягом такого обміну.

Незалежний володілець персональних даних: Інші незалежні володільці персональних даних, які обробляють персональні дані тих самих осіб для власних комерційних і корпоративних цілей

5. ЦІЛІ ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

У нашій Організації персональні дані суб’єктів обробляються виключно в безпосередньому зв’язку з діяльністю організації та комерційними, трудовими або правовими відносинами з відповідною особою для таких цілей:

• Цілі, пов’язані з управлінськими процесами:
  • Здійснення комерційної діяльності,
  • Забезпечення безперервності діяльності, правової та адміністративної безпеки діяльності,
  • Планування та реалізація бізнес-стратегій і стратегій їх упровадження,
  • Управління процесами охорони праці та безпеки на робочому місці,
  • Проведення презентацій, просування та надання інформації про організацію, послуги й продукцію,
  • Виконання зобов’язань, що випливають із законодавства та договорів,
  • Забезпечення фізичної безпеки приміщень і території організації та прилеглих територій,
  • Отримання правової підтримки,
  • Використання електронних та інших соціальних медіа, а також друкованих, періодичних і неперіодичних видань,
  • Ведення процесів дилерської діяльності
  • Налагодження та підтримання зв’язків із представниками преси та засобами масової інформації,
  • Інформування громадськості про діяльність,
  • Своєчасне та ефективне проведення ділових зустрічей,
  • Забезпечення своєчасного та належного виконання робіт,
  • Планування та здійснення діяльності на місцевому, національному та міжнародному рівнях,
  • Підтримання відносин із діловими партнерами та компаніями групи в країні й за кордоном,
  • Здійснення операцій, пов’язаних з інтелектуальною та промисловою власністю,
  • Просування, маркетинг і надання інформації про організацію, продукцію та послуги,
  • Отримання повідомлень і зворотного зв’язку від клієнтів та потенційних клієнтів,
  • Надання технічної підтримки клієнтам,
  • Надання відповідей на запитання клієнтів і потенційних клієнтів
  • Надання підтримки з питань послуг електронного виставлення рахунків,
  • Участь у таких заходах, як виставки та семінари,
• Цілі, пов’язані з працівниками:
  • Укладення та виконання трудових договорів із працівниками,
  • Надання та реалізація послуг для працівників,
  • Надання працівникам соціально-економічних пільг,
  • Організація відряджень, поїздок і проживання в країні та за кордоном,
  • Планування та здійснення процесів управління персоналом,
  • Здійснення процесів наймання, супроводу трудових відносин та оцінювання результативності роботи,
  • Формування особових справ, їх зберігання в паперовому та електронному вигляді,
  • Облік робочого часу,
  • Оформлення звільнення та проведення співбесід при звільненні,
  • Проведення оцінювання результативності та перевірок,
• Цілі, пов’язані з інформаційно-технологічними процесами:
  • Створення та оновлення інформаційно-комунікаційної інфраструктури,
  • Адміністрування користувачів інформаційно-технологічних засобів і систем,
  • Адміністрування корпоративних облікових записів електронної пошти,
  • Адміністрування корпоративних облікових записів у соціальних мережах,
  • Адміністрування, перевірка та закриття облікових записів електронної пошти звільнених працівників,
  • Керування портативними та/або настільними електронними пристроями, їх моніторинг і контроль,
  • Виконання операцій, пов’язаних із зареєстрованими користувачами вебсайту,
  • Забезпечення безпеки даних та їх архівування,
  • Ведення журналів доступу до Інтернету,
  • Відстеження транспортних засобів організації та їхніх користувачів,
  • Персональні дані обробляються з метою захисту цифрових активів і прав клієнтів та керування ними.

6. СУБ’ЄКТИ, ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ ЯКИХ ОБРОБЛЯЮТЬСЯ

OSKON переважно та в значних обсягах обробляє дані суб’єктів персональних даних у межах цієї Політики конфіденційності та інших адміністративних і технічних заходів. Під час обробки персональних даних фізичних осіб, які не належать до цих категорій, також дотримуються політик обробки даних організації, насамперед цієї Політики конфіденційності. Категорії фізичних осіб, персональні дані яких обробляються:

• Працівники,
• Працівники за безстроковими трудовими договорами,
• Стажери та учасники програм навчання на робочому місці İŞKUR,
• Кандидати на працевлаштування,
• Представники та працівники клієнтів,
• Представники та працівники постачальників,
• Консультанти та аудитори,
• Державні службовці,
• Наші відвідувачі,
• Відвідувачі вебсайтів,
• Потенційні клієнти та користувачі,
• Наші дилери

7. ПРАВОВІ ПІДСТАВИ ТА КАТЕГОРІЇ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ЩО ОБРОБЛЯЮТЬСЯ

7.1. Персональні дані наших працівників, працівників за безстроковими трудовими договорами та стажерів

Організація обробляє персональні дані працівників, кандидатів на працевлаштування та стажерів відповідно до таких документів:

• Трудовий договір,
• Закон про працю № 4857,
• Турецький кодекс зобов’язального права № 6098,
• Закон про соціальне страхування та загальне медичне страхування № 5510,
• Закон про охорону праці та безпеку на робочому місці № 6331,
• Закон про систему індивідуальних пенсійних заощаджень та інвестицій № 4632,
• Закон про виконавче провадження та банкрутство № 2004,
• Закон про окремі положення щодо Турецької служби зайнятості № 4904,
• Закон про професійну освіту № 3308,
• Турецький торговельний кодекс № 6102,
• Закон про електронний підпис № 5070,
• Закон про регулювання публікацій в Інтернеті та протидію злочинам, що вчиняються за допомогою таких публікацій, № 5651,
• Положення про процедури соціального страхування,
• Закон про повідомлення ідентифікаційних даних № 1774,
• Положення про виплату через банки заробітної плати, премій, винагород та будь-яких інших належних виплат такого характеру

та інших аналогічних законів, положень і офіційних роз’яснень.

У цих межах організація обробляє персональні дані працівників у категоріях ідентифікаційних, контактних, кадрових і фінансових даних, професійного досвіду, безпеки приміщень, юридичних процедур, безпеки операцій, управління ризиками, візуальних та аудіозаписів, а також інших відомостей. Крім того, обробляються спеціальні категорії даних, зокрема про переконання, членство в асоціаціях і фондах, стан здоров’я, судимості та заходи безпеки.

7.2. Персональні дані кандидатів на працевлаштування

Ми обробляємо персональні дані кандидатів на працевлаштування, які вони добровільно надають нам у резюме, мотиваційних листах та іншими способами, або які передають нам онлайн-платформи працевлаштування та/або кадрові агенції, яким кандидати добровільно надали ці дані для поширення серед усіх відповідних організацій. До них належать ідентифікаційні, кадрові, контактні, сімейні, фінансові дані, відомості про освіту, професійний досвід і звички, а також добровільно надані спеціальні категорії даних, зокрема зазначені в резюме відомості про членство в асоціаціях і фондах.

7.3. Персональні дані постачальників — фізичних осіб і представників корпоративних постачальників

Організація обробляє персональні дані постачальників — фізичних осіб і представників корпоративних постачальників, з якими взаємодіє в межах своєї господарської діяльності, на підставі таких документів:

• Договір про надання послуг,
• Турецький кодекс зобов’язального права № 6098,
• Закон про виконавче провадження та банкрутство № 2004,
• Турецький торговельний кодекс № 6102,
• Закон про податкові процедури № 213,
• Загальні офіційні роз’яснення до Закону про податкові процедури

та інших аналогічних законів, положень і офіційних роз’яснень. Організація обробляє персональні дані клієнтів і постачальників — фізичних осіб та їхніх представників у категоріях ідентифікаційних, контактних, фінансових даних, юридичних процедур та інших відомостей.

7.4. Персональні дані аудиторів, консультантів і працівників державних установ

Організація обробляє персональні дані аудиторів, консультантів і працівників державних установ, які здійснюють контрольні та аудиторські функції для ведення господарської та виробничої діяльності, забезпечення її безперервності та якості, відповідно до таких документів:

• Турецький торговельний кодекс № 6102,
• Митний закон № 4458,
• Закон про податкові процедури № 213,
• Закон про працю № 4857,
• Закон про окремі положення щодо Турецької служби зайнятості № 4904,
• Закон про соціальне страхування та загальне медичне страхування № 5510,
• Загальні офіційні роз’яснення до Закону про податкові процедури,

та інших аналогічних законів, положень і офіційних роз’яснень.

У цих межах організація обробляє персональні дані аудиторів, консультантів і державних службовців у категоріях ідентифікаційних, контактних і кадрових даних.

7.5. Персональні дані клієнтів — фізичних осіб і представників корпоративних клієнтів

Придбання, випробування наших продуктів і послуг та керування ними здійснюються через обліковий запис користувача, створений на нашому вебсайті. Ми обробляємо персональні дані користувачів, які користуються розробленими нами сервісами від власного імені або від імені організації, у категоріях ідентифікаційних, кадрових, контактних і фінансових даних, а також даних про операції клієнтів.

7.6. Персональні дані наших відвідувачів

Для забезпечення інформаційної безпеки та безпеки об’єктів ми обробляємо персональні дані відвідувачів відповідно до такого документа:

• Закон про регулювання публікацій в Інтернеті та протидію злочинам, що вчиняються за допомогою таких публікацій, № 5651,

а також на підставі нашого законного інтересу.

У цих межах обробляються персональні дані відвідувачів у таких категоріях, як ідентифікаційні дані, безпека операцій і безпека приміщень.

7.7. Персональні дані відвідувачів і зареєстрованих користувачів сайту

На підставі нашого законного інтересу персональні дані відвідувачів наших вебсайтів обробляються за допомогою файлів cookie. Щоб дізнатися більше про файли cookie, ознайомтеся з нашою «Політикою використання файлів cookie».

7.8. Персональні дані наших потенційних клієнтів

Окрім розміщення реклами на наших сайтах, ми можемо за згодою користувачів, користувачів пробних версій, клієнтів і потенційних клієнтів повідомляти їм про нові продукти чи послуги електронною поштою, через соціальні мережі або телефоном. Потенційні клієнти можуть запитувати в нас інформацію через форми на нашому вебсайті. Суб’єкти персональних даних можуть у будь-який час заперечити проти таких інформаційних, рекламних і промоційних повідомлень. Крім того, особи, які не бажають отримувати такі електронні листи та SMS-повідомлення, можуть заблокувати повідомлення, скористатися опцією відмови або звернутися до нас із проханням видалити їх зі списків розсилки. Ми обробляємо ідентифікаційні, контактні, кадрові та фінансові дані наших потенційних клієнтів, а також відомості про операції клієнтів.

Ми також маємо інформаційну розсилку для осіб, які цікавляться нашими продуктами та/або послугами. Кожен лист містить посилання для скасування підписки на нашу розсилку. Охочі скасувати підписку можуть зробити це в налаштуваннях облікового запису. Виключно в цих межах ми обробляємо персональні дані потенційних клієнтів у категоріях ідентифікаційних, кадрових і контактних даних.

7.9. Персональні дані наших дилерів

Організація обробляє ідентифікаційні, контактні та кадрові дані представників наших дилерів, які беруть участь у продажу, маркетингу та післяпродажній підтримці наших продуктів і послуг, на підставі таких документів:

• Дилерський договір
• Турецький кодекс зобов’язального права № 6098,
• Закон про виконавче провадження та банкрутство № 2004,
• Турецький торговельний кодекс № 6102,
• Закон про податкові процедури № 213,
• Загальні офіційні роз’яснення до Закону про податкові процедури

та інших аналогічних законів, положень і офіційних роз’яснень

8. ПРАВА СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Організація визнає, що відповідно до Закону суб’єкт персональних даних має право на отримання його згоди до початку обробки даних, а після обробки — право визначати подальшу долю своїх даних.

У зв’язку з цим суб’єкти персональних даних, звернувшись до контактної особи, можуть реалізувати такі права:

• a) Дізнатися, чи обробляються їхні персональні дані,
• b) Якщо їхні персональні дані оброблялися — запитати інформацію про це,
• c) Дізнатися мету обробки персональних даних і те, чи використовуються вони відповідно до цієї мети,
• ç) Дізнатися про третіх осіб у країні або за кордоном, яким передаються персональні дані,
• d) Вимагати виправлення персональних даних у разі їх неповної або неправильної обробки,
• e) Вимагати видалення або знищення персональних даних за умов, передбачених статтею 7 Закону,
• f) Вимагати повідомлення третіх осіб, яким було передано персональні дані, про дії, здійснені відповідно до пунктів (d) та (e),
• g) Заперечувати проти отримання несприятливого для себе результату внаслідок аналізу оброблюваних даних виключно автоматизованими системами,
• ğ) Вимагати відшкодування шкоди, завданої внаслідок незаконної обробки персональних даних.

Водночас особи не мають прав щодо даних, знеособлених у межах Компанії. Персональні дані можуть передаватися відповідним установам та організаціям у зв’язку з трудовими та договірними відносинами або в разі здійснення судовими чи державними органами передбачених законом повноважень.

Для подання запитів у межах перелічених прав необхідно повністю заповнити форму звернення організації, поставити власноручний підпис і надіслати її контактній особі рекомендованим листом із повідомленням про вручення разом із копіями документів, що посвідчують особу (для посвідчення особи — лише копію лицьового боку). Інформацію про процедуру звернення наведено в документі щодо звернень стосовно персональних даних «Інформаційне повідомлення», з яким ви можете ознайомитися.

9. ОСНОВНІ ПРАВИЛА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Підрозділи та працівники OSKON під час обробки персональних даних суб’єктів даних дотримуватимуться наведених нижче основних правил, на яких також ґрунтуються Політика конфіденційності та інші корпоративні політики.

• Законність і добросовісність: Організація перевіряє, чи виконано передбачені KVK умови щодо персональних даних, які вона збирає самостійно або отримує від інших сторін, зокрема щодо інформування суб’єкта даних та отримання його явної згоди на обробку даних у необхідних випадках. Під час інформування суб’єктів даних, отримання їхньої явної згоди або надання відповідей на їхні інформаційні запити організація діє добросовісно.
• Точність і, за потреби, актуальність: Організація прагне забезпечувати точність персональних даних, які вона обробляє та зберігає у своїх базах даних, у межах можливостей наявних механізмів контролю. Вона дбає про підтримання актуальності даних, наскільки це можливо. Вона заохочує джерела даних надавати достовірну інформацію та оновлювати її в разі змін. На етапі збирання даних організація приділяє увагу перевірці їхньої точності й актуальності.
• Обробка для визначених, чітких і законних цілей: Організація обробляє персональні дані виключно для визначених, чітких і законних цілей, установлених цією Політикою конфіденційності.
• Відповідність меті обробки, обмеженість і пропорційність: Організація дбає про те, щоб не обробляти персональні дані для інших цілей, які виходять за межі первинної мети обробки, а в разі виникнення такої потреби — поінформувати суб’єкта даних і, за необхідності, отримати його явну згоду. Дані використовуються лише в межах мети їх обробки та в обсязі, необхідному для надання послуги. Організація не обробляє, не використовує та не дозволяє використовувати дані поза межами ділових цілей. Якщо виникає потреба в обробці персональних даних для іншої мети, під наглядом і за схваленням Комітету забезпечується внесення змін до відповідних інструментів забезпечення відповідності та контролю.
• Обмеження строку зберігання: Організація дбає про зберігання персональних даних протягом строку, передбаченого відповідним законодавством або необхідного для мети їх обробки. Персональні дані, отримані у зв’язку з договірними відносинами, зберігаються протягом строків для виникнення спорів, установлених відповідними законами, а також відповідно до вимог торговельного та податкового права. Після припинення цих цілей організація видаляє або знеособлює персональні дані. Строки зберігання кожної категорії даних визначено в Реєстрі персональних даних.
• Мінімізація даних: За винятком обсягу та строків, обов’язково встановлених законами й відповідними нормативними актами, організація, її підрозділи та працівники збирають лише дані тих категорій, що стосуються мети обробки, і лише в необхідному для цієї мети обсязі, а також дбають про їх обробку у своїх системах лише протягом необхідного строку.
• Видалення та знищення: Організація зберігає персональні дані, які обробляє, у межах строків, передбачених законами, що поширюються на неї, та відповідним законодавством у сферах соціального забезпечення, зобов’язального, податкового й торговельного права, та/або протягом строків, необхідних для мети обробки. Після завершення цих строків організація відповідно до Політики зберігання, видалення, знищення та передачі персональних даних, з дозволу та під наглядом Комітету, видаляє, знищує або знеособлює персональні дані, строк зберігання яких закінчився.
• Конфіденційність і безпека даних: На всіх етапах обробки, передачі та зберігання персональних даних в організації приділяється увага дотриманню загальних правил конфіденційності та забезпеченню безпеки даних; відповідні дії виконуються згідно з розробленими для цього політиками та правилами. Організація дбає про вжиття необхідних адміністративних і технічних заходів.

10. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Для здійснення виробничої та комерційної діяльності, а також забезпечення виконання робіт, що потребують спеціальних знань, OSKON користується послугами постачальників товарів і послуг у країні та за кордоном і може передавати персональні дані цим постачальникам, діловим партнерам або уповноваженим установам та організаціям, які залежно від своїх обов’язків, діяльності та характеру наданих послуг вважаються «обробником даних», «контролером даних» або «спільним контролером даних».

10.1. Вимоги до передачі персональних даних

• Під час обміну персональними даними забезпечується захист їх передачі шляхом підписання з усіма сторонами, яким передаються дані, договору про передачу даних, письмового зобов’язання або подібних документів.
• Кожен підрозділ і працівник повинні заздалегідь враховувати ризики для персональних даних, які може створювати їх одержувач, і дбати про запобігання ситуаціям, що можуть спричинити такі ризики.
• Під час використання застосунків і сервісів іноземного походження приділяється увага дотриманню відповідного законодавства, зокрема KVK і GDPR.
• Під час передачі даних сторонам і постачальникам обов’язково слід забезпечувати безпеку даних із використанням належних і захищених засобів та каналів, перевіряти, чи уповноважені одержувачем фізичні особи, яким передаються персональні дані, а також дбати про видалення з усіх середовищ примірників і копій персональних даних, створених для передачі, одразу після завершення їх використання.
• Підрозділи та працівники організації зобов’язані враховувати ставлення до захисту персональних даних і практики сторін та постачальників, яким вони передають дані, а також своєчасно повідомляти керівництво про ситуації, що можуть створювати ризики. Працівники організації повинні своєчасно звертатися до керівництва по необхідну підтримку щодо ситуацій і проблем, пов’язаних із персональними даними, які вони не можуть вирішити самостійно.

10.2. Випадки передачі персональних даних і сторони, яким вони передаються

Персональні дані передаються зазначеним нижче сторонам для наведених нижче цілей:

• Приватним установам та організаціям, зокрема компаніям групи, діловим партнерам, афілійованим компаніям, консалтинговим компаніям та іншим постачальникам послуг у країні та за кордоном, а також державним установам та організаціям — у випадках, необхідних для планування та здійснення комерційної діяльності організації;
• Фізичним і юридичним особам, які надають послуги у відповідних сферах, та третім сторонам, з якими вони співпрацюють, — для забезпечення безперервності діяльності, правової, технічної та комерційної безпеки діяльності, планування й реалізації процесів і стратегій у сферах управління персоналом, охорони праці та дій у надзвичайних ситуаціях;
• Особам, з якими організація уклала договори щодо отримуваних послуг, і третім особам, з якими вони співпрацюють;
• Зовнішнім постачальникам послуг, залученим для надання послуг організацією або для забезпечення соціально-економічних вигод працівникам, і третім сторонам, з якими вони співпрацюють;
• Внутрішнім відділам організації, нашим компаніям групи, попереднім або наступним роботодавцям — у процесі прийняття на роботу та звільнення;
• Нашим діловим партнерам, консалтинговим компаніям, постачальникам, приватним установам та організаціям, судам, державним установам та організаціям і компетентним органам — у випадках, необхідних для виконання законодавчих зобов’язань організації;
• Відповідним банкам — для здійснення необхідних платежів, отримання коштів і виконання зобов’язань у межах укладення та виконання договорів організації;
• Страховим агентствам і страховим компаніям — для забезпечення можливості працівників користуватися страхуванням та іншими подібними правами;
• Юридичним і бухгалтерським/SMM бюро, адвокатам та іншим консультантам — для отримання правової та фінансової підтримки з метою встановлення, реалізації та захисту прав нашої організації;
• Постачальникам хмарних послуг у країні та за кордоном — для забезпечення інфраструктури й послуг, необхідних для корпоративних каналів електронного зв’язку, а також безпеки даних;
• Іноземним платформам і застосункам, послугами яких ми користуємося, — для використання каналів та інструментів онлайн-комунікації, зокрема миттєвих повідомлень, обміну файлами, відеоконференцій та електронної пошти;
• Постачальнику, послугами якого ми користуємося, — для надання та авторизації таких сервісів, як електронний підпис і корпоративна телефонна лінія;
• Організаціям-постачальникам відповідних послуг — для надсилання працівникам повідомлень підтримки з нагоди особливих дат, проведення заходів і відзначення успішних працівників із метою підвищення мотивації та зміцнення командного духу;
• Аудиторам та аудиторським організаціям із країни або з-за кордону — для проведення аудитів якості, соціальних та інших аудитів, замовлених організацією або здійснюваних на вимогу клієнтів;
• Приватним і державним установам/організаціям — для здійснення правових і технічних процедур щодо робіт та операцій, пов’язаних з інтелектуальною та промисловою власністю.

10.3. Передача персональних даних за кордон

OSKON передає персональні дані постачальникам послуг, розташованим за кордоном, для забезпечення роботи нашого вебсайту, удосконалення послуг, виконання офісних завдань і операцій, надання послуг користувачам та відвідувачам, забезпечення їхньої задоволеності, задоволення їхніх очікувань і підтримання зв’язку. У цьому контексті дані передаються:

• Whatsapp (Facebook) зі США — для обміну миттєвими повідомленнями;
• Zoom і Google зі США — для проведення відеоконференцій;
• Tawk.to зі США — для підтримки клієнтів і опрацювання запитів;
• Google і Wetransfer зі США — для обміну файлами;
• Anydesk і Teamviewer з Німеччини — для віддаленого доступу;
• Apple і Google зі США — для використання мобільних операційних систем і супутніх сервісів;
• Facebook, Twitter, Instagram, Youtube і Google зі США — для користування сервісами соціальних мереж.
• Дані передаються SendinBlue із Франції для надсилання електронної пошти.
• Дані передаються RapidSSL зі США для отримання послуг SSL-сертифікації.
• Дані передаються TheSSLStore зі США для отримання послуг SSL-сертифікації.
• Дані передаються Realtime Register із Нідерландів для реєстрації доменів.
• Дані передаються P.D.R Solutions з Індії для реєстрації доменів.

З політиками конфіденційності кожного постачальника послуг можна ознайомитися за наведеними нижче посиланнями:

• Microsoft (https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement)
• Whatsapp (https://www.whatsapp.com/legal/client)
• Google (https://policies.google.com/privacy?hl=en-US)
• Wetransfer (https://wetransfer.com/legal/privacy)
• Anydesk (https://anydesk.com/en/privacy)
• Teamviewer (https://www.teamviewer.com/en/privacy-policy/)
• Facebook (https://www.facebook.com/policy.php)
• Twitter (https://twitter.com/en/privacy)
• Instagram (https://help.instagram.com/519522125107875)
• Linkedin (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy)
• Cloudflare (https://www.cloudflare.com/privacypolicy/)
• Tawk.to (https://www.tawk.to/privacy-policy/)
• SendinBlue (https://www.sendinblue.com/legal/privacypolicy/)

11. АУДИТ, ЗВЕРНЕННЯ ТА ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОРУШЕННЯ БЕЗПЕКИ ДАНИХ

Організація може організовувати необхідні внутрішні та зовнішні аудити щодо захисту персональних даних.

Комітет надає відповіді на звернення суб’єктів даних не пізніше ніж протягом 30 днів, ураховуючи думку відповідного підрозділу.

У разі отримання повідомлення про будь-яке порушення безпеки персональних даних організація повідомляє Раду KVK без зволікань і не пізніше ніж протягом 72 годин із моменту, коли їй стало відомо про це порушення. Вона також у такий самий спосіб інформує відповідні сторони та осіб.

12. ОНОВЛЕННЯ

Ця політика оновлюється в разі зміни умов, засобів, цілей та обсягу обробки персональних даних організацією, а також у разі зміни сторін, яким передаються персональні дані. Оновлення кожного пункту фіксуються в окремій таблиці.